Електронні трудові книжки – це цифрові аналоги паперових, які офіційно діють в Україні з 10 червня 2021 року. Паперові трудові книжки будуть непотрібні з 2026 року.
Електронні трудові книжки впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності українців та зменшити паперовий документообіг. Також це зменшує ризик втрати чи пошкодження документів, що особливо актуально під час війни.
Катерина Барбух, яка має досвід роботи у сфері кадрового обліку та консультування з питань трудового законодавства, військового обліку та бронювання, підготувала для читачів Thebuchacity важливу інформацію про оцифрування трудової книжки.
Для завантаження скан-копії трудової книжки для оцифрування необхідно:
1. Увійти до особистого кабінету на сайті електронних послуг Пенсійного фонду України за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП можна швидко отримати якщо є клієнтом ПриватБанку).
2. У лівому боковому меню обрати пункт «Відомості про трудову діяльність».
3. Заповнити загальні дані та надати згоду на обробку персональних даних.
4. Завантажити кольорові скан-копії сторінок трудової книжки у форматі PDF або JPEG.
5. Підписати КЕП та натиснути «Відправити до ПФУ».
6. Результати опрацювання заяви переглянути в розділі «Мої звернення».
Скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки подаються у хронологічному порядку та мають відповідати таким вимогам:
- повинні бути кольоровими та чіткими
- відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна
- здатність при скануванні — 300 dpi
- формат зображення має бути у форматі jpg або pdf
- розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб
Разом з трудовою книжкою додаються скановані документи, що підтверджують страховий стаж:
- документи про здобуття освіти
- свідоцтво про народження дитини (для жінок)
- військовий квиток
- інші документи, які підтверджують періоди роботи, у разі необхідності
Мати трудову книжку в електронному форматі має свої переваги:
Електронні дані легше зберігати та резервувати, це допомагає уникнути втрати важливої інформації. Також доступ до електронних даних може бути з будь-якого місця з використанням інтернету.
Зручно у разі пошуку та аналізу: електронні дані можна швидко і легко переглядати, швидко знаходити необхідну інформацію.
Для роботодавців трудова книжка в електронному форматі зменшує обсяг бюрократичних процедур, пов’язаних зі зберіганням та обробкою паперових документів.
Електронні дані можна легко інтегрувати з іншими системами, як-от системи обліку заробітної плати, кадрові системи.
Якщо трудова книжка залишилася на підприємстві, що на окупованій території, то забрати її буває неможливо.
А якщо у вас є питання, задавайте їх, відповідь на них надасть Катерина Барбух.
